Ich muss mein Event verschieben. Wie muss ich mein Ticketing bearbeiten?

Übersicht: Was muss ich tun?

Wenn dein Event ein neues Datum erhält, müssen folgende Aspekte des Ticketings bearbeitet werden:

1. Termindatum ändern – Zeiten und weitere Details anpassen

2. Ticketverkäufer:innen informieren – Entscheidung über Rückerstattungen treffen

3. VVK-Daten aktualisieren (falls nötig) – Verkaufszeiten und -bedingungen neu festlegen

Schritt 1: Terminbearbeitung

Öffne deinen Termin und klicke auf den „Bearbeiten"-Button in der . Du findest dort die Möglichkeit, das Datum deines Termins zu ändern.

Schritt 2: Datum ändern

In der Bearbeitungs-Ansicht kannst du:

• Das Start-Datum und die Start-Uhrzeit festlegen

• Das End-Datum und die End-Uhrzeit eingeben (falls mehrtägiges Event)

• Location und weitere Details anpassen

Tipp: Achte darauf, dass die neuen Termine vor den Verkaufsfristen liegen – sonst musst du auch die VVK-Zeiten neu festlegen (siehe Schritt 5).

Schritt 3: Käufer:innen-Benachrichtigung, Rückerstattungen und Optionen anbieten

Nachdem du das Datum geändert hast, öffnet sich automatisch ein Modal, in dem du entscheidest, wie mit gekauften Tickets umgegangen wird:

Optionen:

• Direkte Rückerstattung: Alle Tickets werden sofort rückerstattet

• Wahlmöglichkeit für Käufer:innen: Diese können selbst wählen, ob sie rückerstatten oder umbuchen

• Nur informieren: Käufer:innen erhalten eine individuelle Infomail, ohne dass automatisch Rückerstattungen verarbeitet werden

Wichtig: Falls du Käufer:innen nur informieren möchtest (ohne Rückerstattungen), musst du diese Mail aktiv selbst versenden – bevor du weitere Änderungen am Ticketing durchführst.

Du willst die Infomail verschicken?

Wir stellen dir eine Vorlage. Diese kannst du natürlich gerne noch mit individuellen Informationen zu deinem Event ergänzen. Bleibt die Gültigkeit der Tickets bestehen? Darf das Ticket zurück gegeben werden, wenn der neue Termin nicht passt? Hat sich die Location kurzfristig geändert?

Weiter unten kannst du noch einstellen, ob neue Tickets rausgeschickt werden sollen und wenn ja, an welche Käufer:innen.

Nach dem Abschicken, findest du deine Mail im Reiter Informationsmails. Hier kannst du ggf. auch eine weitere Mail verfassen. 

Schritt 4: Ticketvarianten bearbeiten und VVK überprüfen

Der Vorverkaufszeitraum (VVK) passt sich nun dynamisch an, wenn ein Event-Termin verschoben wird. Standardmäßig endet der VVK bei neuen Ticketings mit dem Eventbeginn.

Der VVK kann aber auch flexibel angepasst werden. Klicke dazu auf Varianten bearbeiten, wähle deine Varianten aus und bearbeite die Zeit in den Erweiterten Einstellungen:

Wichtig: Infomails rechtzeitig versenden

⚠️ Timing ist wichtig! Wenn du vor der Rückerstattung noch eine individuelle Infomail an Käufer:innen versenden möchtest:

• ✓ Infomail versenden

• ✓ DANN Rückerstattungsoptionen aktivieren

• ✗ Nicht anders herum – danach funktioniert es nicht mehr!

Warum? Infomails können nur versendet werden, solange der Kauf noch offen im System ist. Nach der Rückerstattung ist der Kauf abgeschlossen.

Checkliste: Event erfolgreich verschieben

Gehe diese Punkte der Reihe nach durch:

• ☐ Termin-Datum und ggf. Location im System aktualisiert

• ☐ Entscheidung über Käufer:innen-Benachrichtigung getroffen (Rückerstattung / Wahlmöglichkeit / nur Info)

• ☐ Falls nur Info: Infomail manuell versendet

• ☐ Ticketvarianten überprüft und ggf. angepasst

• ☐ ggf. VVK-Zeiträume und Verfügbarkeiten aktualisiert

• ☐ Event auf der Website aktualisiert (falls nötig)